Bem estar

Resposta atrasada: por que estou descartando e-mails este ano


Amanhã nesse horário

PARA: Colegas de trabalho, conhecidos de trabalho, amigos e familiares

Cco: Qualquer pessoa que coloque meu nome em uma lista de emails em massa

SUJEITO: Estou descartando e-mails e por que você também deveria

Posso identificar o momento exato da manhã em que meu batimento cardíaco acelera, meus ombros tensos e meus níveis de estresse aumentam. Geralmente são 9 da manhã, quando chego à minha mesa, ligo o computador e abro o meu email. Não deve ser uma tarefa particularmente árdua, mas depois de passar semanas longe da minha tela durante as férias, percebi que é um gatilho de estresse à prova de falhas - e tenho deixado sequestrar minha manhã todos os dias nos últimos nove anos.

Pode parecer melodramático, mas a ciência sugere que minha resposta não é isolada. O toque de uma notificação por e-mail dispara a dopamina, que "o deixa curioso sobre idéias e alimenta sua busca por informações", disse Susan Weinschenk Ph.D., Hoje Psicologia. "O sistema de dopamina é mais forte que o sistema opioide. Você tende a buscar mais do que está satisfeito."

Sim, essa reação psicológica é real e apresenta um problema de produtividade. De acordo com Weinschenk, isso causa um "loop de dopamina", onde continuamos verificando e-mails e ações - o que não significa progresso. De fato, um estudo publicado na Harvard Business Review descobriu que recuperar o impulso após uma distração digital pode levar, em média, mais de 20 minutos.

Assim que comecei a implementar o apagão por e-mail, horas em que não era permitido verificar ou responder a mensagens, minha produtividade aumentou, possivelmente porque eu estava definindo minha própria agenda. "O email consome muito tempo", diz o empresário Tim Ferriss. "Primeiro, porque é a agenda de todo mundo para o seu tempo, geralmente incluindo emergências fabricadas. Segundo, o e-mail permite que você se iluda pensando que está sendo produtivo". Tem o efeito principal da Medusa: para cada 10 e-mails que respondemos e excluímos, outros 10 brotam em seu lugar.

Então, por enquanto, estou pedindo a todos que conheço que respeitem meu espaço digital como se fosse um espaço pessoal: envie-me um e-mail com base na necessidade de saber (vamos pôr um fim às BCCs); e entendo que minha prioridade é produzir um excelente trabalho - e não disparar uma resposta por email em velocidade recorde. Aqui está o novo conjunto de regras pelas quais comecei a trabalhar e por que elas também valem o seu tempo.

REGRA 1: Definir horários de retirada de e-mail

Quando deixamos o e-mail aberto o dia todo, sendo executado em segundo plano enquanto trabalhamos em outras tarefas, ele desfoca a distinção entre dois modos de trabalho diferentes: proativo e responsivo. O e-mail nos coloca em um modo responsivo - estamos constantemente tentando recuperar o atraso, escrevendo para outras pessoas, acionando suas solicitações e analisando as mensagens para determinar quais são importantes. Ao estruturar meu dia em torno dos períodos de blecaute por e-mail, posso garantir que as tarefas de agregação de valor recebam mais tempo de antena.

Veja como funciona na prática:

9-10: Verifique os e-mails, responda e arquive-os.

10h-1h: Execute tarefas prioritárias (no meu caso, arquivar uma história ou fazer uma entrevista). Colegas de trabalho me fazem ping se houver algo urgente.

1-1: 30 p.m .: Digitalize e-mail e leia / responda apenas a mensagens oportunas.

1: 30-5: Concentre-se em tarefas secundárias.

5-6 p.m .: Verifique os e-mails, responda e arquive-os até que a caixa de entrada esteja vazia.

REGRA 2: Experimente a regra de um toque

Essa regra é simples em teoria, mas muito mais difícil na prática: depois que um email for aberto, você deverá lê-lo adequadamente e, em seguida, acompanhar todos os itens de ação e arquivá-lo, sem exceções. Pode parecer rígido, mas essa regra impede a criação de emails, o que significa que você deixará de usar sua caixa de entrada como uma lista de tarefas digitais. Em vez de deixar emails para lembrá-lo de concluir uma tarefa, mantenha uma lista de tarefas pendentes e arquive o email. Achei realmente útil parar de procrastinar.

REGRA 3: Pare de se desculpar

Durante os primeiros dias de teste da minha rotina de email (ou rotina anti-email), senti uma tonelada de culpa. Mas, finalmente, percebi que muito poucos e-mails são realmente urgentes e, para comunicar isso, precisamos nos tornar melhores remetentes. Agora, quando envio um email urgente, identifico que é oportuno na linha de assunto e defino um prazo claro, em negrito, na mensagem de email.

Uma palavra que agora foi erradicada do meu vocabulário de e-mail? Desculpa. "Para tantas mulheres, desculpas estão inexoravelmente ligadas à nossa concepção de polidez", escreve Sloane Crosley emNew York Times editorial. Ela argumenta que devemos parar de usar o pedido de desculpas como uma palavra de preenchimento com pouco significado e usar uma linguagem mais assertiva. Afinal, desde que adotei uma rotina de e-mail 24 horas por dia, sete dias por semana, me sinto menos estressado, mais concentrado e produzindo um trabalho melhor do que tenho há meses - e isso não é motivo para desculpar.

Assista o vídeo: RESOLVENDO PROBLEMAS NO RELACIONAMENTO e um bônus final (Setembro 2020).